Bilag 2.
Informationsark til nye medarbejdere samt til den årlige sikkerhedsopdatering.

Forstanderen er systemejer og har udpeget Thomas Hovaldt til at være sikkerhedsansvarlig og daglig leder af driften.

Medarbejderne skal i brugen af institutionens IT-systemer til stadighed være opmærksomme på bestemmelserne i Forvaltningsloven, Lov om Offentlighed i Forvaltningen og Persondataloven.

Medarbejderne er medansvarlige for IT-sikkerheden og alle medarbejdere pålægges at udvise fornuft i brugen af IT. Medarbejderne skal straks oplyse om eget sikkerhedsbrud eller kendskab til andre medarbejderes sikkerhedsbrud til den sikkerhedsansvarlige. Den sikkerhedsansvarlige opretter, nedlægger og foretager ændringer af registrerede brugere. Et antal superbrugere er godkendt til at genåbne passwords, hvis en bruger uforvarende har fået låst sig ude.

Medarbejdere må ikke installere programmer, spil og lignende på institutionens computere.

Institutionens computere må kun bruges i arbejdsmæssig sammenhæng. En computer må aldrig forlades når den er logget på et system, uden at være beskyttet. Dette kan f.eks. ske ved at sætte pauseskærm med password til. Brugeren skal være opmærksom på at i den tid, der går inden pauseskærmen aktiveres, er computeren ikke beskyttet. Der må ikke kopieres data fra en computer til flytbare medier (disketter, CD, DVD, memorystick e.l.) uden direkte tilladelse fra den sikkerhedsansvarlige. Hvis tilladelse gives, skal den sikkerhedsansvarlige samtidig give medarbejderen instruks for brug, opbevaring og destruktion af disse data.

Elektronisk post skal bruges med betænksomhed, da brugeren er repræsentant for institutionen og amtet. Der må derfor kun sendes og modtages arbejdsrelateret elektronisk post på institutionens computere. Privat elektronisk post accepteres således ikke.

Digital sagsbehandling følger samme retningslinier som sagsbehandling i al almindelighed, herunder opbevaring af kopier, sagsakter, afgørelser m.v. Elektronisk post fra borgere, pårørende eller myndigheder sidestilles med almindelig brevpost og behandles på samme måde. Dette indebærer, at indkommen post skal journaliseres af administrationen og optages på postlisten, hvorefter det afgøres hvem der skal behandle og eventuelt besvare henvendelsen. Undtaget er elektronisk post, der benyttes i forbindelse med studiegruppearbejde e.l.
Elektroniske besvarelser af henvendelser fra borgere, pårørende eller myndigheder skal ske efter samme retningslinier som skrevne besvarelser, herunder opstilling, sprogbrug m.m.

Internettet må kun bruges til arbejdsrelaterede opgaver. Internettet skal bruges med betænksomhed, da brugeren er repræsentant for institutionen og amtet. Der må ikke downloades programmer, billeder eller tekster fra Internettet. Er det nødvendigt alligevel at downloade emner af arbejdsrelateret karakter, skal den sikkerhedsansvarlige være informeret på forhånd. Opdateringer af allerede installerede programmer må kun foretages når den sikkerhedsansvarlige har godkendt opdateringen. Dette gælder også opdateringer direkte fra Microsoft.

Ved hver computer findes en sikkerhedsinstruks, der kort beskriver regler for brugen af computeren samt hvad man skal foretage sig ved sikkerhedsbrud.

I princippet findes der ikke hjemmearbejdspladser tilknyttet arbejdsstedet. Dette indebærer, at ansatte på institutionen ikke må anvende Frederiksborg Amts IT-systemer fra en privat computer.

Ved overtrædelse af gældende bestemmelser vil de normale ansættelsesretslige regler blive anvendt.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
             (Læst og forstået, dato):                                       Navn og underskrift