Referat fra møde i sammenlægningsmedudvalget 26. april 2006.

1.

Valg af ordstyrer.

Marie Hansen er ordstyrer ved dette møde.

2.

Godkendelse af dagsorden til mødet.

Jan beklagede, at han ikke var til stede ved dagsordensmødet, men han var ikke blevet underrettet om mødet.

Under pkt. 4 tilføjes: fælles meduddannelse

Under pkt. 7      ”       7a lønpolitik

                                    7b lokalaftaler

med disse tilføjelser blev dagsordenen godkendt.

3.

Godkendelse af referat og spilleregler fra mødet den 19. april.

Referatet blev godkendt.

4.

Meddelelser.

Kommunalreformen – Rudersdal Kommune.

Marie og Kirsten havde sammen med Anne og Lo deltaget i et IT møde på Birkerød Rådhus. Den nye kommune Rudersdal har ikke taget stilling til, hvilke EDB systemer, der skal anvendes. Der afholdes et lignende oplysende møde med Københavns Amt.

Det er dog afgjort, at det bliver Kommunedatas budget- og regnskabssystem, der skal bruges, og det skal bare fungerer fra 1. januar 2007.

I de to kommuner Birkerød og Søllerød er der en politik på, at der ikke sendes papirsagsakter fra en offentlig virksomhed til en anden, og der modtages ikke fakturaer på papir. Der vil blive nedsat en arbejdsgruppe, hvor også repræsentanter fra Svaneparken vil blive repræsenteret.

På mødet blev det ligeledes oplyst, at der vil blive nedsat et Sektormedudvalg, hvortil der skal vælges 1 lederrepræsentant og 1 medarbejderrepræsentant fra Svaneparkområdet.

I den forbindelse kunne Jan oplyse, at SL allerede har peget på to medarbejderrepræsentanter fra SL.

Eva og Jan kunne også oplyse, at det ikke var afklaret om der skulle være en eller to Tillidsrepræsentanter for SL i den nye organisation Helhedstilbudet Gefion.

Forstanderne fra Svaneparken vil blive indkaldt til et ledermøde 1 gang om måneden, og den nye sektorchef Lizzie Nielsen vil også gerne besøge institutionerne.

Nyt fra arbejdsgrupper.

Der skulle have været afholdt arbejdsgruppemøde i ”Ebbes Hus” i dag den 26. april, men det blev aflyst p.g.a. sygdom Næste møde bliver 9. maj kl. 15.30.

Der er planlagt møde i arbejdsgruppen vedrørende ansættelsesprocedure den 15. maj kl. 14.00.

Personalesituationen.

Rosengården har ansat 2 vikarer som faste medarbejdere pr. 15. maj. Derudover er der ansat yderligere 2 medarbejdere. Der er fortsat 8 stillinger ledige.

På mødet blev man enige om at indrykke fælles annoncer fremover. Marie, Karin og Merete laver annonce til indrykning snarest i FLS og lokalaviserne.

1 beboer flytter fra Gefion til Rosengården den 7. maj. Foreløbig er der flg. tilknyttet projektet: David, Torben, Mario, Per H. og Peter. Arbejdstider, lokalaftaler, aflønning bliver som pt på Gefion foreløbig de første 3 måneder.

Fælles meduddannelse.

Der er købt en fælles medudvalgsuddannelse via Frederiksborg Amt for det nye medudvalg, suppleanter og ledelse fra den 22.-24. november 2006. Der er mødepligt til uddannelsen og der kan ikke afholdes ferie i disse dage.

5.

Drøftelse af infomateriale til nye medarbejdere.

Det blev besluttet at følgende er gældende for såvel Rosengården, Bygmarken som Boligerne:

Introduktionsdokumentation til nye medarbejdere

Tavshedserklæring

Erklæring vedrørende magtanvendelse

Regler for buskørsel

Ambulancetjeneste

Der skal laves nye personalehåndbøger for den nye organisation. De politikker og procedurer som sammenlægnings medudvalget godkender sig løbende indsættes i de nye mapper. Det blev besluttet at der skal være en personalehåndbog i hvert gruppekontor, samt en mappe til hvert administrationskontor.

Jonas er ansvarlig for Rosengården.

Berit og Hanne for Boligerne samt Bygmarken.

Merete vil følge op på Ambulanceplaner på Rosengården.

Under dette punkt blev man også enige om, at det var nødvendigt at søge bevilling til aktiviteter for beboerne på Rosengården f.eks. til kørsel i forbindelse med aktiviteter. Beboerne på Rosengården har ikke andet tilbud om dagbeskæftigelse.

6.

Drøftelse af fælles IT politik.

Det blev besluttet på mødet at anvende den af Gefion udarbejdede IT politik fremover.

Tilrettes og udsendes til personalehåndbøgerne samt til ophængning ved PC er. Udvalgets medlemmer er ansvarlige for implementeringen i organisationen.

7.

Drøftelse af fraværs/omsorgspolitik.

Det blev besluttet at Merete og Kirsten skulle udarbejde et oplæg med udgangspunkt i de 2 allerede uarbejdede politikker til næste møde.

7a Lønpolitik og  7b lokalaftaler.

Det blev besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af Eva L, Jan, Flemming, Jonas og Kirsten. På det næste møde, vil der blive forelagt oplæg til lokalaftaler. Arbejdsgruppemøde er aftalt til 9. maj kl. 9-11.

8.

Nyt om forstanderstillingen, herunder hvem der skal deltage fra sammenlægningsudvalget.

Annoncen blev udleveret på mødet. Flere anførte det uheldige i stillingsannoncens beskrivelse af organisationen, på en linie står 27 børn og så først på næste linie unge og voksne. Det kan måske vildlede nogle til i første omgang at tro, det er en børneinstitution.

Kirsten vil prøve at kontakte Inger Ørving med henblik på, om man kan nå at rette dette.

Medarbejderrepræsentanterne har besluttet at indstille følgende til ansættelsesudvalget:

Jonas Dujardin TR FOA

Eva Larsen      TR SL

Merete Rasmussen – næstformand Gefions medudvalg.

9.

Hvad melder vi ud fra dette møde og til hvem.

Rosengårdens pårørende orienteres om Annoncen vedr. nye forstander og annonce tidspunkter, og den udleveres til Gefions Samråd.

Udvalgets medlemmer fortæller kollegaer om besluttede politikker og procedurer og om de nye personalehåndbogsmapper, samt hvem der er indstillet til ansættelsesudvalget. Ligeledes orienteres kollegaerne om annonce efter nye forstander og tidspunkter for annoncering, samt at der afholdes ansættelsessamtaler i uge 24/25.

10.

Punkter til næste møde onsdag, den 17. maj kl. 13.30 – 15.30.

Godkendelse af politik vedr. fravær

Godkendelse af lokalaftaler

Betaling for kost faste/vikarer

Arbejds- og opgavebeskrivelser for Boteam medarbejder/kontaktperson beslut/drøf??

Drøftelse – rusmiddelspolitik

Drøftelse – rygepolitik.

11.

Eventuelt.

Intet.